Ville det ikke vært fint om regnskapet førte seg selv? Med dagens teknologi bør vel automatisk regnskapsførsel nesten være en selvfølge? Er automatisert regnskapsførsel mulig?
 
Svaret er: JA! De aller fleste regnskapstransaksjoner kan automatiseres slik at man unngår manuelt arbeid. Med automatisering av bokføring reduserer man tidsbruk og kostnader på manuell håndtering, samtidig som man i stor grad sikrer korrekt input/overførsel av data til regnskapet.
 
I denne artikkelen forklarer vi deg noen av forutsetningene for å få til en optimal, effektiv og samtidig trygg økonomistyring med automatisert bokføring.

Forutsetning 1: Økonomisystem
En grunnleggende forutsetning for automatisering er at man benytter et effektivt økonomisystem som har gode løsninger for automatiserte prosesser. Her finnes det en del gode systemer som stadig utvikler nye og bedre funksjoner. Det er spesielt viktig at transaksjoner som ofte gjentar seg og har høyt volum blir håndtert uten så langt som mulig uten manuell inngripen.
 
Man kan for eksempel tenke seg alle inngående fakturaer som et selskap mottar. Med oppsett av EHF-faktura-mottak vil leverandørene kunne sende fakturaen som en datafil direkte inn i systemet. Fakturaen blir da automatisk registrert med fakturadato, forfallsdato, leverandør, bankkonto, KID, beløp, merverdiavgift og ellers det man ønsker av informasjon. Man kan til og med få leverandøren til å sette på prosjektnummer eller regnskapskonto i fakturadataene. På denne måten vil fakturaen ligger klar for godkjenning i regnskapssystemet uten at man har brukt tid på registrering og uten å risikere feilregistrering. Dette forutsetter selvfølgelig at fakturaen faktisk er riktig fra leverandørens side. Attestasjonsansvarlig godkjenner fakturaen med et tastetrykk eller museklikk, og fakturabeløpet legges klar for utbetaling på forfallsdato. Utbetaling gjennomføres og bokføres/oppdateres automatisk i leverandørreskontroen.
 
Øvrige prosesser som kan automatiseres er f eks: Gjentakende fakturering av kunder, abonnementsfakturering, OCR-innbetaling, purring/innfordring, automatisert bokføring av banktransaksjoner basert på regeloppsett, automatisk bankavstemming, automatisert overføring/input av data fra øvrige støttesystemer (kasse eller annet fagsystem).

Forutsetning 2: Korrekt og optimalisert oppsett
En effektiv automatisering krever at systemene er satt opp på en måte som utnytter de muligheter som finnes. I de beste nettbaserte systemene er oppsette relativt ukomplisert, men det er viktig at man tar noen gode valg i forbindelse med oppsettet. Her vil det være behov for en kartlegging av behov fra noen som har kjennskap til mulighetene i systemet, og som evner å sette seg inn i bedriftens forretningsdrift. En slik kartlegging kan være relativt enkel, men i mer komplekse organisasjoner vil kartleggingsfasen kreve noe mer. Vi har gode verktøy for å gjøre implementeringsprosessen så målrettet og effektiv som mulig.

Forutsetning 3: Korrekt input
Dersom sluttproduktet ved automatisert bokføring skal bli bra, så må man sikre at datafangst og input er korrekt og nøyaktig. Det må for eksempel kreves fra leverandører at fakturering skal skje på EHF-format, og med de inputdata og spesifikasjoner som man ønsker å trekke inn i regnskapsførsel. Hvis man for eksempel skal føre prosjektregnskap, kan man be leverandøren om å sette på prosjektnummer på faktura eller fakturalinjer.

Forutsetning 4: Overvåkning og kontroll
Selv om datasystemer kan gjennomføre logiske kontroller i stor grad, så vil man vel neppe kunne frigjøre seg 100% fra menneskelig overvåkning av økonomisystemet. Fakturaer bør kontrolleres og godkjennes av en person med kompetanse og myndighet til dette, og utbetalinger bør godkjennes av en person som er ansvarlig for selskapenes utbetalinger slik at man unngår feilutbetalinger.

Forutsetning 5: Analyse og tolkning av regnskapet
Selv om et regnskapssystem har flere automatiske funksjoner, er det viktig med regnskaps- og økonomikompetanse i bunn. Tolkning av regnskapsrapporter og analyse av data er viktig for å fange opp trender og utvikling, men også for å avdekke eventuelle feil eller risikofaktorer knyttet til selskapets økonomi. Med korrekt oppsett og rapportering blir regnskapet et supert styringsverktøy for ledelsen.

Dersom dere ønsker å høre mer om våre regnskapsløsninger, ta kontakt med oss på 51 71 90 00 eller regnskap@kallesten.no