Aksjeloven § 5-7 og § 5-7a inneholder forenklede saksbehandlingsregler for generalforsamlingen, der formålet er å gi en oppskrift på en enkel måte å avholde generalforsamling på i små selskaper. Det er imidlertid viktig at behandlingen blir gjennomført på en forsvarlig måte, selv etter de forenklede reglene.

En forutsetning for å benytte de forenklede reglene er at ingen av aksjeeierne, styremedlemmene, daglig leder eller revisor motsetter seg at en sak skal behandles på den måten asl § 5-7 foreskriver. Dette gjelder for hver sak som skal behandles.

Dersom ingen motsetter seg forenklet saksbehandling, gjelder det tre krav til selve saksbehandlingen:

For det første må samtlige aksjeeiere gis mulighet til på en egnet måte å delta i behandlingen av saken. Bestemmelsen krever ikke at samtlige aksjeeiere faktisk deltar i behandlingen av saken, men det er et krav at samtlige har en mulighet til å delta. Det blir således viktig for den enkelte aksjeeier å vurdere om hun har/får sikret sine interesser i saksbehandlingen før aksjeeieren eventuelt velger å motsette seg eller godta forenklet saksbehandling.

For det annet må styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor gis mulighet til å uttale seg. Disse vil også kunne kreve møtebehandling.

Det tredje kravet asl § 5-7 stiller, er at beslutningen og aksjeeiernes stemmegivning protokolleres. Dette blir særlig viktig ettersom behandlingen ellers er uformell. Kravet til hva som skal protokolleres, er i samsvar med kravene etter asl § 5-16 annet ledd, men det er tatt inn et tilleggskrav om at det skal angis at saken er behandlet etter asl § 5-7.

Utover dette stiller bestemmelsen ikke nærmere krav til hvordan selve saksbehandlingen skal foregå. Bestemmelsen åpner for at aksjeeierne kan behandle saken ved sirkulasjon av dokumenter, over telefon eller ved andre former for mer uformell kontakt. Det er i utgangspunktet opp til aksjeeierne selv å bestemme hvordan de skal gjøre seg kjent med saken, og hvordan man skal kartlegge stemmegivningen.

Vi har verktøy og systemer som kan benyttes for en betryggende forenklet saksbehandling. I samarbeid med selskapets styre og administrasjon kan vi sette opp forslag til behandlingsdokument, informasjonsutsending til aksjonærer og øvrige interessenter, samt avholde elektronisk stemmegivning med digital sikker signatur. På denne måten sikrer man en forsvarlig behandling og kan utarbeide protokoll som er i samsvar med Aksjelovens krav.

Ta kontakt så bistår vi!